Makalah Surat Lamaran Kerja dan Wawancara Kerja

Surat Lamaran Kerja dan Wawancara Kerja

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yangdilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam hal penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat khususnya surat dinas sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut. Dari latar belakang di atas, maka disusunlah makalah yang berjudul

“Surat Dinas (Penulisan Surat Lamaran Kerja dan Teknik Wawancara)”.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian surat dinas?

2.  Bagaimanakah tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan yang baik dan benar?

3. Bagaimanakah teknik wawancara kerja?

1.3 TUJUAN

1. Untuk menyampaikan pengertian surat dinas.

2. Untuk menyampaikan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan yangbaik dan benar.

3. Untuk menyampaikan teknik-teknik wawancara pekerjaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan (Agus, 2012). Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas (Agus, 2012).

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat(Agus, 2012).

2.1.1 Syarat sebuah surat dinas :

Syarat-syarat dari surat dinas menurut Agus (2012), antara lain:

1.      Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dantidak diletakkan seenaknya

2.      Isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele

3.      Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu haruskomunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima

4.      Harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya

2.1.2 Macam-macam Surat Dinas

Adapun macam-macam dari surat dinas menurut Agus(2012) antara lain surat lamaran kerja, surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan, surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.

2.2 Penulisan Surat Lamaran Kerja

2.2.1 Prinsip-prinsip Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan surat yang digunakan untuk melamar pekerjaan atau surat penjualan yang berhubungan dengan bagaimana anda menjual segala potensi diri kepada lembaga yang menyediakan lowongan pekerjaan. Menurut Kuntarto (2009), prinsip 3A (Attraction, Attention,  dan Action) dapat dijadikan landasan ketika akan membuat lamaran.

1) Attraction (Daya Tarik)

Sampul surat berwarna coklat sudah biasa digunakan untuk membungkus surat lamaran kerja, tetapi sampul surat yang berwarna sekain coklat jarang digunakan. Untuk memunculkan daya tarik atau prinsip A yang pertama yaitu Attraction, kemaslah surat lamaran kerja dengan sampul suratyang bukan berwarna coklat. Tampilkan surat lamaran kerja dengan sampul surat yang eksklusif, berbeda dari yang lain.

Namun, sebelum dikemas ke dalam sampul yang menarik lembaran-lembaran surat lambaran, curriculum vitae, surat keterangan, fotokopi ijazah-ijazah, kartu identitas, foto,trasnskrip nilai, dan sertifikat yang sebaiknya dijilid dengan rapi dan menarik sehingga pada saat penerima surat membaca surat lamaran kerja ia akan merasa nyaman dan surat pun tidak berceceran. Selain itu, daya tarik dapat Anda wujudkan melalui bahasa surat yang menarik, sopan, dan efektif.

2) Attention (Perhatian)

Prinsip kedua dalam menulis surat lamaran kerja adalah Attention (perhatian). Kemukakan dalam surat lamaran kerja bagaimana cara Anda  mendapatkan informasi lamaran kerja dan apa alasan ketertarikan Anda pada posisi tersebut. Yakinkan penerima lamaran kerja bahwa Anda memiliki sesuatu yang barmanfaat. Perkenalkan ide-ide yang membuat pembaca antusias untuk memperhatikan tulisan Anda.

3) Action (Tindakan)

Melalui prinsip ketiga ini diharapkan penerima lamaran kerja dapat menindak lanjuti dan memutuskan sesuatu yang Anda  harapkan. Kemukakan bahwa Anda berharap lembaga atau perusahaan dapat memberi kesempatan kepada Anda untuk melakukan wawancara kerja.

2.2.2 Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

Kaidah-kaidah baku dalam penulisan surat lamaran kerja perlu diperhatikan oleh calon pelamar. Artinya pelamar kerja harus memahami dan mempersiapkan dengan baik hal-hal yang harus dituliskan dalam surat lamaran kerja dan cara mengorganisasikan.Pengorganisasisan surat lamaran pekerjaan menurut Kuntarto(2009) antara lain sebagai berikut:

1.      Paragraf Pembuka

Untuk membuka surat lamaran kerja, awalilah dengan kualifikasi yang Anda  miliki dan yang saling sesuai dengan jabatan yang diinginkan. Kemudian, jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan atau memberi manfaat kepada lembaga. Anda juga dapat mengawali surat lamaran kerjadengan menyebut nama atau sumber publikasi, misalnya rekan kerja, surat kabar, majalah, raadio, televisi atau internet.

2.      Paragraf Isi

Setelah menarik perhatian penerima surat lamaran kerjapada paragraf pembuka, Anda dapat mempromosikan diri Anda pada paragraf isi. Perkenalkan diri Anda dan tunjukan bahwa Anda mempunyailatar belakang pendidikan yang relevan dengan jenis pekerjaan yang ditawarkan. Anda juga perlu menjelaskan pendidikan nonformal sebagai pengetahuan tambahan di luar bidang studi yang Anda dapatkan melalui jalur formal.

Untuk memperkuat kualifikasi Anda, nyatakan secara jelas sikap, minat, dan aktivitas berbagai pekerjaan, kegiatan yang pernah Anda lakukan, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan yang Anda lamar.

3.      Paragraf Penutup

Untuk menutup surat lamaran kerja, Anda dapat mengemukakan harapan dan tindakan yang Anda inginkan. Beri tahu dengan jelas keinginan Anda untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan  lembaga. Agar pihak lembaga mudah menghubungi Anda,berikan alamat yang jelas, termasuk nomor telepon, faksmile, dan e-mail yang Anda miliki.

2.2.3 Resume (Curiculum Vitae )

Resume atau curriculum vitae merupakan laporan perincian kualifikasi pelamar yang kehadirannya tidak dapat dipisahkan dari surat lamaran kerja. Kemukakan poin-poin penting tentang kemampuan Anda dimulai dari tujuan karier, infomasi pribadi,pendidikan, penguasaan bahasa asing, presentasi, dan referensi. Kemukakan hal-hal tersebut dengan memperhatikan kerapian, kesederhanaan, keakuratan, dan kejujuran. Serta gunakan bahasa yang jelas dan tidak bertele-tele (Muzakka, 2008).

2.3 Bagian-Bagian Surat Lamaran Kerja

Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

• Kepala surat
• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1.      paragraf pembuka

2.      isi surat: Tuliskan Kemampuan Anda, Keterampilan dan Pengalaman yang Relevan dengan Posisi yang hendak Anda lamar. Pada bagian ini, Anda sebaiknya mencantumkan kalimat yang menunjukkan keyakinan diri Anda.

3.      paragraf penutup : Ucapakan terima kasih atas kesediaan mereka membaca surat lamaran kerja Anda. Akhiri dengan kalimat, Hormat Saya atau sincerely yours, kemudian tanda tangan Anda dan nama Anda.

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

Contoh Surat Lamaran kerja

Makassar, 20 Juni 2013

Kepada Yth.

HRD Manager

PT. Masih Maju, Tbk

Jl. Jendral Sudirman No. 43

Makassar

Dengan hormat,

Saya yang bertandatangan dibawah ini :

Nama	: Andi Kabar, SE
Tempat, Tanggal Lahir	: Makassar, 8 Mei 1980
Alamat	: jl.sudiang
No. Telp/HP	: 082343567xxx
Pendidikan terakhir	: S1 Akuntansi

Dengan ini mengajukan surat permohonan untuk bekerja di perusahaan Bapak/Ibu sebagai Accounting Manager.

Saat ini saya memiliki pendidikan Strata 1 yang memiliki korelasi dengan pekerjaan terkait, dan memiliki sedikit pengalaman sebagai Accounting Manager di salah satu Perusahaan terkemuka di Jakarta.

Dengan surat permohohan ini, saya menyatakan siap untuk memberikan waktu dan tenaga apabila di perlukan dan besar harapan saya untuk dapat mengikuti tes seleksi dan wawancara.

Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Hormat Saya

Andi Kabar, SE

Lampiran Surat :

Daftar riwayat hidup

Fotocopy KTP (ID Card)

Fotocopy ijazah terakhir

2.4 Teknik Wawancara Kerja

Setelah mempelajari surat lamaran kerja dan resume, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan wawancara kerja. Wawancara kerja merupakan bagian kegiatan penting dalam proses mencari kerja. Persiapan yang baik, mulai dari berpakaian, cara duduk, nada suara, cara memasuki ruangan , cara menjawab pertanyaan, dan lain-lain harus diperhatikan. Jangan sampai wawancara yang merupakan kesempatan emas hilang begitu saja karena Anda tidak mempersiapkan dengan baik (Surono, 2008). Teknik-teknik wawancara pekerjaan meliputi persiapan wawancara dan cara menjawab dalam wawancara.

2.4.1 Persiapan Wawancara

Berikut ini merupakan berbagai hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan wawancara kerja menurut Surono (2008).

1. Bagian Pembuka

Datanglah tepat waktu, berpakaianlah yang rapi dansopan, bersikap yakin dan tenang, ketuk pintu sebelum memasuki ruang wawancara, ingat nama pewawancara, dan tersenyumlah. Jangan duduk sebelum dipersilahkan, jangan membungkuk atau menundukkan kepala, jangan melipat tangan, jangan mengulum permen, jangan membuka pembicaraan dan jangan tersenyum terus menerus.

2. Bagian Isi

Ketika pewawancara mulai memberikan beberapa pertanyaan, jawablah dengan baik. Perhatikan intonasi, volume, dan artikulasi suara. Berbicaralah dengan jelas, atur nada suara dan tunjukkan kemampuan diri anda dengan percaya diri. Dukunglah jawaban-jawaban anda dengan bahasa tubuh. Jangan memotong kalimat pewawancara, jangan emosional, jangan memberikan informasi yang tidak relevan, jangan mengeritik, jangan membuka rahasia perusahaan, dan jangan membual.

3. Bagian Penutup

Ucapkan terima kasih kepada pewawancara atas waktuyang telah disediakan pewawancara untuk anda akhiri dengan pernyataan berupa harapan untuk memperoleh keputusan sesegera mungkin.

2.4.2 Pertanyaan Penting dan Cara Menjawab dalam Wawancara Kerja

Berbagai  jenis pertanyaan akan diberikan kepada  anda dan anda harus benar-benar mempersiapkan diri untuk dapat menjawab semua pertanyaan dengan baik dan benar. Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang sering ditanyakan dalam  wawancara menurut Muzakka (2008):

1.      Siapakah diri anda? Silahkan memperkenalkan diri anda!

2.      Mengapa anda tertarik bergabung dengan perusahaan ini?

3.      Mengapa anda ingin meninggalkan pekerjaan saat ini?

4.      Ceritakan pengalaman anda di perusahaan atau organisasi!

5.      Ceritakan kegiatan ekstrakurikuler anda saat kuliah!

6.      Bagaiman cara mengatasi situasi sulit yang pernah anda hadapi di perusahaan anda sebelumnya?

7.      Apakah kelebihan dan kekurangan  anda?

8.      Bila anda menghadapi masalah dengan bawahan atau rekankerja yang sulit diatur, bagaiman sikap anda untuk mengatasinya?

9.      Apa pendapat  anda bila pekerjaan yang anda tangani melampaui berat dan tidak sebanding dengan penghasilan yang anda terima?

10.  Apa harapan anda pada 5 tahun yang akan datang tentang pekerjaan , jabatan, dan penghasilan?

Untuk menjawab pertanyaan pertama, perkenalkan anda,umur, tempat tanggal lahir, pendidikan terakhir, pengalaman kerja atau organisasi, dan informasi tentang keluarga.

Untuk menjawab pertanyaan kedua, pelajari (dengan berbagai cara) tentang latarbelakang kegiatan perusahaan, produk perusahaan, posisi perusahaan dibanding perusahaan lain. Jelaskan diaspek mana anda tertarik untuk bergabung dengan perusahaan tersebut. Gunakan jawaban yang mengesankan keinginan anda untuk mengembangkan karier. Hindari jawaban yang mengesankan, menjelekkan manajemen perusahaan, menghindari konflik, menghindari beban kerja (Muzakka,2008).

Untuk menjawab pertanyaan keempat, tonjolkan tentang lingkup tanggung jawab anda. Tekankan prestasi atau kinerja yanganda telah lakukan. Kemudian ketika menjawab pertanyaan kelima, jelaskan tentang kualitas dan kuantitas yang Anda bawahi. Jawablah pertanyaan keenam dengan menonjolkan kapasitas manajerial Anda yang  didukung dengan daya analisis  dan tindakan yang sistematis (Muzakka, 2008).

Untuk menjawab pertanyaan ketujuh, pahamilah jawaban berikut ini. Insan yang baik adalah yang mengetahui dirinya sendiri seutuhnya, baik yang menyangkut potensi dirinya maupun kekurangan. Begitu pula dengan diri anda, kenalilah diri Anda, baik kelebihan maupun kekurangan. Jangan segan-segan menceritakan kelebihan yang Anda miliki, misalnya :

1.      Saya adalah orang yang tekun

2.      Saya adalah orang yang suka memimpin

3.      Saya umumnya unggul dalam kerja kelompok

4.      Saya orang yang cerdas dan cekatan.

Anda juga menyampaikan kelemahan. Namun, kemukakan hal itu secara taktis sehingga secara tidak langsung justru mengesankan kelebihan yang tersembunyi. Contoh :

1.      Saya terlalu teliti dalam bekerja sehinnga memerlukan waktu yang lebih lama

2.      Saya sering bersikap terlalu hati-hati

3.      Saya terlalu cepat dalam bekerja

4.      Sering kali dalam bekerja saya melupakan waktu

Selanjutnya, untuk menjawab pertanyaan kedelapan, jelaskan cara mengatasi masalah melalui dua pendekatan  yaitu pendekatan organisasi dan pendekatan informal. Untuk menjawab pertanyaan kesembilan, jelaskan bahwa Anda suka bekerja. Kenikmatan bekerja adalah keberhasilan dalam menyelesaikan tugas,kemampuan, dan mencapai target, akan memberikan kepuasan batin. Pertanyaan terakhir, berikan penjelasan yang menggambarkan pencapaian ambisi atau cita-cita, peningkatan jenjang karier yang meningkat, dan peningkatan penghasilan yang signifikan.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

3.1.1 Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yangsatu dan kantor yang lain atau antarorganisasi.

3.1.2 Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulismengikuti syarat-syarat, yaitu :

1.      Tidak mengandung makna ganda

2.      Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3.      sederhana

4.      tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya 

5.      tulisannya tersusun rapi dan berurutan

3.1.3 Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

1.      Mengutamakan sama derajat

2.      tegas

3.      mudah dimengerti oleh pembaca

4.      menggunakan bahasa yang sopan

5.       jelas antara penulisan dan makna

 3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu instansi negeri dan swasta karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi yang berbentuk tulisan. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan seseorang dari surat lamaran pekerjaan yang dibuatnya.

DAFTAR PUSTAKA

Agus, Edi, Surat Dinas.basindomd.blogspot.com/2010/03/surat-dinas.html.diakses tanggal 3 Oktober 2012.

Kuntarto, Niknik. 2009.Cermat dalam Berbahasa, Teliti dalam Berpikir.Jakarta:Mitra Media Wacana